Vorbemerkung
Der mit dem 5. StUÄndG vom 02.09.2002 (BGBl I, S. 3446) in das StUG eingefügte § 32a ergänzt § 32 StUG mit einem Benachrichtigungsverfahren, das durchzuführen ist, wenn Unterlagen mit personenbezogenen Informationen über Personen der Zeitgeschichte, Inhaber politischer Funktionen oder Amtsträger zur Verfügung gestellt werden sollen.
Da das Verfahren ausschließlich für diesen Personenkreis, also nur für Fälle des § 32 Abs. 1 Nr. 4 StUG gilt, hätte die Vorschrift auch dieser Regelung angegliedert werden können. Der Gesetzgeber hat dem Benachrichtigungsverfahren aber offensichtlich einen hohen Stellenwert geben wollen und dies mit einem besonderen Paragrafen ausgedrückt. Wesentlicher Sinn dieser Vorschrift ist, den betroffenen Personen eine Gelegenheit für Einwände gegen eine Verwendung von Unterlagen mit Informationen zu ihnen zu geben, die das Stasi-Unterlagen-Archiv in die Abwägung der Persönlichkeitsrechte mit dem Interesse an der Aufarbeitung der Stasi-Tätigkeit im Sinne von § 32 StUG einzubeziehen hat.
Durch das Urteil des BVerwG vom 23.06.2004 wurde das Benachrichtigungsverfahren insoweit modifiziert, dass den zu benachrichtigenden Personen auch der jeweilige Antragsteller zu benennen und der konkrete Antragszweck mitzuteilen ist (vgl. Pkt. 1.2). Der bisher praktizierte Rechercheschutz findet keine Anwendung mehr.
1. Benachrichtigungsverfahren (Absatz 1)
1.1 Grundsätzliches
Die Benachrichtigungspflicht besteht nur für die unter § 32 Absatz 1 Nr. 4 StUG aufgeführten Unterlagen mit personenbezogenen Informationen über Personen der Zeitgeschichte, Inhaber politischer Funktionen oder Amtsträger, soweit es sich um Informationen handelt, die ihre zeitgeschichtliche Rolle, Funktions- oder Amtsausübung betreffen. Von der Benachrichtigungspflicht deshalb ohnehin ausgenommen sind Informationen,
- die offenkundig sind (dann ist § 32 Absatz 1 Nr. 2 StUG einschlägig) oder
- in deren Verwendung die betroffenen Personen nach § 32 Absatz 1 Nr. 5 StUG eingewilligt haben,
- wie auch Informationen über Mitarbeiter und Begünstigte des Staatssicherheitsdienstes
1.2 Verfahren
Damit die Benachrichtigungen ihren Zweck, den betroffenen Personen Gelegenheit und Zeit für Einwände gegen die Verwendung der auf ihre Personen bezogenen Unterlagen zu geben, erfüllen kann, müssen die Benachrichtigungen rechtzeitig vor der beabsichtigten Bereitstellung der Unterlagen abgesandt werden. Zwischen der Zusendung der Benachrichtigungen und der Bereitstellung von Unterlagen für ein Forschungs- bzw. Medienvorhaben soll im Regelfall ein Zeitraum von 4 Wochen liegen, damit die betroffenen Personen ihre Einwände geltend machen oder auch zunächst Einsichtnahme in die betreffenden Unterlagen verlangen können. In den Benachrichtigungen werden benannt:
- Antragsteller, ggf. Beauftragter,
- Thema und konkreter Zweck des Vorhabens (historische, politische oder publizistische Aufarbeitung bzw. politische Bildung),
- Gründe, die die Verwendung rechtfertigen (Geeignetheit und Erforderlichkeit). Die Zumutbarkeit wird anhand der Aktenlage vorgeprüft und ggf. nach Erhebung von Einwänden abschließend beurteilt (vgl. Richtlinie zu § 32, Pkt. 1.5),
- Inhalt der Informationen zu der zu benachrichtigenden Person in Form einer kurzen Zusammenfassung (Überschrift).
Die Benachrichtigung über die beabsichtigte Verwendung von Unterlagen wird bereits während der Endphase der Bearbeitung des Forschungs- oder Medienvorhabens abgesandt. Die zu benachrichtigende Person wird unter Hinweis auf die Kalenderwoche der beabsichtigten Bereitstellung der Unterlagen gebeten, innerhalb eines Zeitraums von 4 Wochen zu erklären, ob und ggf. welche Einwände gegen die beabsichtigte Verwendung der Unterlagen bestehen.
Damit die benachrichtigte Person fundiert reagieren kann, werden dem Benachrichtigungsschreiben Kopien der sie betreffenden Unterlagen beigefügt, auf denen mit Hilfe eines Markierungsstiftes gekennzeichnet ist, welche personenbezogenen Informationen anonymisiert werden sollen. Die benachrichtigte Person hat dann die Möglichkeiten,
der Herausgabe mit den vorgesehenen Anonymisierungen zuzustimmen,
zusätzlich die Anonymisierung aller oder einzelner Passagen zu verlangen, die zugänglich gemacht werden sollen, oder auch
zu erklären, dass auch die Informationen, die vor der Herausgabe anonymisiert werden sollten, offen bleiben dürfen.
Die Variante 2. ist ein Fall mit Einwänden, über die mit der benachrichtigten Person verhandelt wird (vgl. Pkt. 1.3).
Eine Erklärung nach Variante 3. ist als Einwilligung im Sinne von § 32 Absatz 1 Nr. 5 StUG zu werten. In diesem Fall ist die benachrichtigte Person noch zu befragen, ob ihre Einwilligung nur für den aktuellen Vorgang gilt oder auch für weitere Vorhaben im Bereich Forschung /Medien gelten kann.
Vor der Übersendung von Kopien bzw. vor einer Einsichtnahme ist zu prüfen, ob schutzwürdige Interessen anderer in den Unterlagen benannter Personen beeinträchtigt werden könnten. Maßgeblich ist bei dieser Prüfung, ob ein verständiger, unparteiischer Dritter Gründe hätte, der Weitergabe der Informationen zu seiner Person für den gegebenen Zweck zu widersprechen. Ist dies der Fall, sind die Informationen insoweit zu anonymisieren.
1.3 Einwände
Der Bereitstellung von Unterlagen für ein Forschungs- oder Medienvorhaben geht bereits gemäß § 32 Absatz 1, letzter Unterabsatz StUG eine umfassende Prüfung und Abwägung zwischen den allgemeinen Persönlichkeitsrechten und der Informations- und Wissenschaftsfreiheit von Antragstellern nach §§ 32 ff. StUG voraus (vgl. Richtlinie zu § 32 StUG, Pkt. 1.3 und 1.4.2). Das Benachrichtigungsverfahren nach § 32a StUG dient vornehmlich dem Zweck, gegen eine Verwendung der personenbezogenen Unterlagen sprechende Einwände, die sich nicht aus den Stasi-Unterlagen ergeben und deswegen bei der ersten obligatorischen Abwägung vom Stasi-Unterlagen-Archiv noch nicht berücksichtigt werden konnten, vorbringen zu können.
Werden gegen die Verwendung von Unterlagen sachliche Einwände erhoben, wägt die das Stasi-Unterlagen-Archiv ab, ob diese berechtigt sind. Die Prüfung der Einwände erfolgt auf der Ebene der Referats- bzw. Dienststellenleitungen. Für die erneute Prüfung gelten insbesondere folgende Kriterien:
- Stehen die herangezogenen Informationen in engem Bezug zum Thema?
- Wurden die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person hinreichend beachtet?
Ergibt diese Prüfung anzuerkennende Einwände, werden die entsprechenden Unterlagen von der ursprünglich beabsichtigten Verwendung ausgenommen bzw. die entsprechenden Informationen in den Unterlagen anonymisiert. Die betreffende Person erhält eine Mitteilung über die getroffenen Maßnahmen.
1.4 Unberücksichtigt bleibende Einwände
Nach dem Willen des Gesetzgebers sollen die das Stasi-Unterlagen-Archiv und die benachrichtigte Person möglichst Einvernehmen über die Verwendung der personenbezogenen Informationen herstellen. Falls dies im Einzelfall nicht möglich ist, werden der benachrichtigten Person die Gründe für die Nichtberücksichtigung ihrer Einwände schriftlich mitgeteilt.
Die in § 32a Absatz 1, letzter Satz StUG vorgeschriebene Frist von zwei Wochen, die das Stasi-Unterlagen-Archiv danach abwarten muss, bis sie die Unterlagen für das Forschungs- oder Medienvorhaben zugänglich machen darf, lassen dann einen ausreichend langen Zeitraum für die Anrufung gerichtlichen Rechtsschutzes. Für die Festlegung der Frist gilt, dass vom Zugang des Schreibens beim Benachrichtigten am dritten Tag nach der Aufgabe zur Post auszugehen ist.
2. Fortfall des Benachrichtigungsverfahrens (Absatz 2)
Nach § 32a Absatz 2 StUG kann die Benachrichtigung entfallen, wenn
- die Beeinträchtigung schutzwürdiger Interessen der betreffenden Person nicht zu befürchten ist,
- die Benachrichtigung nicht möglich ist oder
- die Benachrichtigung nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich wäre.
Die Vorschrift gilt nicht kumulativ, jeder Grund bietet für sich eine ausreichende Grundlage für den Fortfall der Benachrichtigung. Im Einzelnen:
2.1 Keine Beeinträchtigung schutzwürdiger Interessen
Eine Beeinträchtigung schutzwürdiger Interessen ist nicht zu befürchten, wenn die Person in ihrer zeitgeschichtlichen Rolle bzw. ihrem funktions- oder amtsbezogenen Wirken in den Unterlagen lediglich benannt wird (z.B. in öffentlich gehaltenen Reden, in sonstigen Veröffentlichungen, als Unterzeichner amtlicher Schriftstücke, bei inzwischen öffentlich bekannten Sachverhalten, als bloßer Teilnehmer an Veranstaltungen) oder wenn die Information von geringer oder ohne persönliche Bedeutung ist.
2.2 Benachrichtigung ist nicht möglich
Die zweite Begründung für den Fortfall der Benachrichtigung bezieht sich vornehmlich auf verstorbene Personen, schließt aber auch aus sonstigen Gründen nicht erreichbare Personen ein.
2.3 Unverhältnismäßiger Aufwand
Der Aufwand für die Ermittlung von Anschriften darf nicht unverhältnismäßig sein (der Aufwand ist mit dem vermuteten Interesse der jeweiligen Person an der Benachrichtigung vor einer möglichen Veröffentlichung der sie betreffenden Informationen abzuwägen).
Ergibt sich die aktuelle Anschrift der zu benachrichtigenden Person nicht aus vorliegenden Anträgen, werden die Meldebehörden um entsprechende Auskünfte gebeten, wenn zumindest frühere Wohnorte bekannt sind. Fehlen solche Angaben, kommt die Nutzung allgemein zugänglicher Verzeichnisse und Nachschlagewerke in Betracht, in denen Hinweise auf Wohnorte vermutet werden können (z. B. Handbücher). Da die Benachrichtigung der betroffenen Personen zum gesetzlichen Auftrag des Stasi-Unterlagen-Archivs gehört, können bei Bedarf - z. B. um die für einen früheren Wohnsitz Meldebehörde um Amtshilfe ersuchen zu können - auch die Daten des Zentralen Einwohnerregisters (ZER) bei AU 4 genutzt werden. Unbedingt zu vermeiden sind Anfragen bei Verbänden, Vereinen, (früheren) Arbeitgebern oder im sonstigen Umfeld der gesuchten Person, um rufschädigende Verdächtigungen auszuschließen.
Wenn dies erfolgversprechend ist, kann auch der Antragsteller um Angaben gebeten werden, die die Ermittlung der gesuchten Anschrift erleichtern.
Wenn diese - im Behördenvorgang zu dokumentierenden - Bemühungen erfolglos bleiben, kann auf die Benachrichtigung verzichtet werden.
Der Fortfall der Benachrichtigung nach Punkt 2.2 und 2.3 entbindet das Stasi-Unterlagen-Archiv jedoch nicht von der Pflicht zur Abwägung der überwiegenden schutzwürdigen Interessen benannter Personen mit dem Aufarbeitungsinteresse von Forschungs- und Medienvertretern.
